Секретарь, а не секретарша

Опытный и воспитанный руководитель поддерживает свои отношения с секретарём на дружеской, но чисто деловой ос­нове даже после нескольких лет совместной работы. В офи­сах секретаря сегодня часто называют по имени, особенно в маленьких городках, где все знают друг друга. Но посторон­нему может показаться неделовым и даже интимным обращение руководителя к секретарю по имени — просто Надя вместо Надежда Романовна, по крайней мере в рабочее время. И у других людей в офисе и за его предела­ми, возникает искушение называть секретаря Надей, лишая её тем самым уважения, сопряженного с должностью. Когда всё идёт гладко, руководителю, возможно, даже удобно назы­вать секретаря по имени и ей (как это часто бывает в таких случаях) обращаться к нему аналогичным образом, но такое обращение становится очень затруднительным, если Наде на­до сделать замечание или уволить.

Если в вашем офисе принято обращение по имени, то хотя бы при посетителях обращайтесь к своим сотрудникам более официально. Например, — «Полина Владимировна проводит вас, господин Петров», а не «Полина проводит вас».

Вполне понятно, что мужчина хочет, чтобы его секретарь умела одеваться, была привлекательной и, если возможно, хо­рошенькой. Ведь ему глядеть на неё весь день. Но чем она сим­патичнее, тем больше необходимость продумывать манеру об­ращения с ней ради его и её блага. Верный способ создать про­блемы и сразу же породить «служебные сплетни» — позволить себе уделять секретарю больше внимания чем того требует бизнес. Если оба свободны и есть желание проводить вместе внеслужебное время, на работе они всё же должны поддержи­вать официальные отношения, иначе ПОСТРАДАЕТ ДЕЛО. Но даже и при этом, женщине трудно удержаться и не показать другим, что она держит босса под особым контролем.

Секретарь имеет право обедать как ей нравится: в приятном одиночестве, с друзьями или с другом, в офисе или вне его. Если начальник часто просит секретаря пообедать с ним, чтобы ис­пользовать это время для обсуждения служебных проблем, он действует как рабовладелец. Можно изредка пригласить секре­таря пообедать вместе для установления лучшего взаимопони­мания, но следует помнить, что легче работать с теми, с кем ты не связан тесными эмоциональными узами.

Когда мужчина и его секретарь едут куда-нибудь вместе, он вполне может пригласить свою сотрудницу на ужин, тем более если в ином случае ей придется ужинать одной. Но ес­ли он женат или она замужем, он может пригласить её толь­ко в самый приличный ресторан. Если же женатый мужчина приглашает секретаря в ночной клуб или в заведение поль­зующееся дурной репутацией, каждый из них рискует быть скомпрометированным в случае встречи со знакомыми.

Есть деликатное различие в отношениях мужчины и жен­щины-партнёра по бизнесу, и мужчины и его секретаря. В обществе вполне возможно суждение, что, отказывая свое­му начальнику в свидании во внеслужебное время, секретарь рискует потерять работу. У женщины-коллеги больше сво­боды для манёвра. Предполагается, что она может найти вы­ход из любого затруднительного положения. Она вполне мо­жет пойти в ночной клуб в незнакомом городе с мужчиной-коллегой, вместе с которым приехала по делам, но если один из них состоит в браке, все же лучше избегать этого в том городе, где они живут, если только в клуб не приглашена целая компания или нет каких-то серьезных причин делового характера.

Если необходима деловая поездка босса с секретарём, заказывая номер в гостинице, руководителю и его секретарю следует использовать название фирмы, а не свои фамилии, хотя некоторым удобнее заказать номер на своё имя, если это связанно с получением личной корреспонденции.

Заказ номера может выглядеть следующим образом:

Гостиница «Метраполь» Москва.
Прошу зарезервировать два одноместных номера для предоставления нашей фирмы директора Роджера Гиддонса и секретаря мисс Элен Принс на 9 октября. Просьба подтвердить.
У. Трэвис, начальник службы перевозок «Братья Хаттэн».
Мэдисон-авеню, 444, Нью-Йорк.

Из такого текста следует, что эти два человека должны быть размещены на разных этажах. Однако случаются и ошибки. В таком случае ошибка должна быть тактично исправлена тем, кто подписывает регистрационную карточку, если есть свободные номера. Если их нет, то не стоит паниковать. Пусть стыдно будет тому, кто плохо об этом подумает.

Обычно секретарь проживает в одной гостинице с на­чальником, чтобы быть в его распоряжении, когда это необ­ходимо. При регистрации она может написать в регистраци­онной карточке название фирмы (например, «Генри Маррей»), адрес фирмы (а не личный адрес владельца), а ниже указать: «Мисс Бернис Л. Визнер, секретарь, адрес тот же». Служащий гостиницы обычно предоставляет два номера на разных этажах, если нет иных просьб. Если начальник сам заполняет регистрационную карточку, он подписывает её так же, указывает адрес конторы и делает свои отношения с секретарём вполне ясными. Любые устные пояснения только поставят все заинтересованные стороны в неловкое положение.

Мужчина может, не колеблясь, просить своего секретаря записать какую-то информацию или выполнить иную канце­лярскую работу в его комнате (но не в её), после того как комнаты убраны. Если же горничная еще не успела сделать уборку, нужно хотя бы прибрать постель в этой комнате, не держать её открытой. Дверь запирать не следует, хотя сейчас и нет нужды держать ее открытой.

Начальник может, заказать обед (завтрак нежела­тельно) в свою комнату для себя и для секретаря, если нужно экономить рабочее время, но без напитков. Ему не следует просить секретаря поужинать с ним в его комнате, если вполне возможно пойти в ресторан гостиницы или в какой-то иной. Предпочтительно, чтобы во время работы он был в пиджаке а она должна быть одета так, как обычно одевается на службе. Нет нужды говорить, что ни один мужчина не может просить своего секретаря или приглашенную стенографистку принять информацию, если он не полностью одет (исключение из правила: он болен, и об этом все знают).