Основные правила написания писем в бизнесе
Порой для того, чтобы добиться встречи, вам нужно написать очень искусное письмо лично директору. Невозможно переоценить значение писем в деловых переговорах. Не экономьте на этом время!
И ни в коем случае не отправляйте шаблонные письма-заготовки, одинаковые для всех коммерческие предложения! Их судьба увы! — мусорная корзина.
Вот пример, как НЕ НАДО писать письма:
«Уважаемая Марья Ивановна!
Предлагаем разместить вашу рекламную информацию на страницах нашего издания!
Наши специальные рекламные предложения…»
Поставьте себя на место Марьи Ивановны. Спросите себя: стану ли я читать дальше? Нет. Письмо не побуждает меня заказать рекламу, не убеждает меня в том, что мне эта реклама нужна. Оно могло бы заинтересовать меня лишь в том случае, если бы я уже подумывала, не дать ли мне рекламу в вашем журнале.
Люди, умеющие писать хорошие деловые письма, сильно отличаются от тех, кто этого делать не умеет или не хочет. Первые более успешны в продажах! Проверено временем и опытом коллег.
Основные правила написания писем
1. Письма должны быть максимально короткими: чем короче, тем лучше. Максимум на страницу.
Трудно себе представить руководителя, который будет читать «Войну и мир» в письмах. Пишите кратко, конкретно, саму суть дела.
2. Шаблонное письмо — проявление неуважения к клиенту.
Если я получаю письмо, в котором машина заменила «пробел» моим именем, меня «воротит», я такое письмо не читаю. Почему? Потому что вижу наплевательское отношение к себе. Я вижу, что меня просто хотят «развести» на деньги. Халатность и бомбежка шаблонными письмами «на авось» недопустима. Не обманывайте себя: вы отталкиваете клиентов. Таких писем каждый руководитель получает по сотни, у него на них реакция однозначная. Не работайте на мусорное ведро. Тем более в кризис, когда дорога каждая минута.
3. Максимальная искренность, личностная (имя и отчество директора обязательны!), вежливая обращенность к директору с просьбой о встрече и четкое обоснование причины и цели встречи.
4. Никаких пространных и долгих вступлений об актуальности и важности той деятельности, которой он занимается. Он и сам это прекрасно знает. Читать банальные вещи ему расхочется после первой же фразы. Занудство нагоняет тоску. Пишите интересно, чтобы привлечь внимание. А что клиенту интересно? Правильно, он сам!
5. Письма должны быть написаны в жанре простой, деловой разговорной речи. Фразы короткие и конкретные. Никакой витиеватости, напыщенности. Бойтесь лицемерных комплиментов.
6. Первое же предложение должно иметь максимальную личностную обращенность и интриговать читать дальше.
Например:
«Уважаемый Иван Иванович!
Из сегодняшнего телефонного разговора я поняла, что ваше предприятие — единственный производитель продукции N с такими высокоэкономичными показателями. И сегодня позиционирование ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов — действительно важная для вас задача.
Высылаю по вашей просьбе краткую информацию о разделе «N», в котором как раз поднимается тема: «Экономически эффективные технологии устройства… обеспечение прочностных характеристик»».
Интрига присутствует, теперь аргументируйте встречу:
«Я предлагаю встретиться, чтобы обсудить возможное участие в данном разделе и другие варианты взаимовыгодного сотрудничества…»
7. Никакой похвальбы о вашем журнале! Разговор должен быть только о клиенте и его ВОЗМОЖНЫХ ВЫГОДАХ от сотрудничества с вашим изданием. Варианты сотрудничества обсуждаются при встрече.
8. Легкое чувство юмора и оригинальность не повредят.
«Готова встретиться с вами на любом судне, в любое время и в любую погоду», — писала Светлана Стронская одному недоступному и неуловимому морскому боссу (после прочтения письма он ей перезвонил сам).
Люди предпочитают не расставаться с деньгами без веской причины.
И если автор письма хочет хотя бы заинтриговать клиента на ведение переговоров, нужно указать причину.
Какой может быть причина? Их, по сути, две — «пряник» или «кнут». Выгода, которую я могу получить, или выгода, которую я упускаю. Или риск потерять то, что у меня уже есть.
Покажите мне, каким образом ваш рекламоноситель поможет мне получить выгоду или избежать риска, — и я заинтересуюсь вашим предложением. А если нет — то нет.
О моих потребностях и возможных выгодах знаю только я. И если вы пытаетесь их угадать, высылая готовое «коммерческое предложение», вместо того чтобы узнать о моих потребностях у меня (на встрече или хотя бы по телефону), то я могу вас разочаровать преждевременным отказом. В письме должна быть ИНТРИГА на встречу, сама продажа невозможна по переписке.
Есть мастера написания писем, обратитесь к ним за консультацией и примерами!
Читайте книги о приемах составления писем и ведения деловой корреспонденции, например книгу Алана и Барбары Пиз «Язык письма».
